Datenschutzordnung des Tennis-Club Cassella e.V.

Liebe TCC-Mitglieder,
 
vor ein paar Wochen war ja viel über die neue Datenschutz-Grundverordnung zu lesen und zu hören, die den Umgang mit persönlichen Daten für die gesamte EU neu geregelt hat. Damit wird umfassend das Recht der so genannten informationellen Selbstbestimmung gestärkt. Betroffen sind von dieser Rechtsvorschrift nicht nur öffentliche Einrichtungen, sondern alle Stellen, die persönliche Daten sammeln und verwalten. Also auch sämtliche Vereine - und zwar unabhängig von Größe und Mitgliederzahl. 
Für Sie als Mitglieder des TCC bedeutet dies in erster Linie, dass Sie nun einen Auskunftsanspruch darüber haben, über welche Daten unser Verein im Rahmen der Mitgliederverwaltung und des Spielbetriebs über Sie verfügt. 
Ihre TCC-Mitgliedschaft ist im juristischen Sinne ein vertragliches Verhältnis zwischen Ihnen und unserem Tennisclub. Nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung ist die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch den TCC im Rahmen der Mitgliederverwaltung ohne spezielle Zustimmung rechtmäßig. 
Zulässig ist auch die Weitergabe bestimmter persönlicher Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit oder der Zugehörigkeit des TCC zu den einschlägigen Sportverbänden. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehören neben Berichten in der Mitgliederzeitung, auf unserem Internetauftritt und in Form von Aushängen auch Meldungen an die Presse. Sofern Sie Spielerin oder Spieler sind, sind Sie außerdem in das System der Spielermeldungen und Spielergebnisse eingebunden. In beiden Fällen werden lediglich persönliche Grunddaten (Name, Vorname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft/Altersgruppe) sowie Leistungsklasse, Spielergebnisse und Kontaktdaten der Mannschaftsführer/innen weitergeleitet. 
Anders verhält es sich im Zusammenhang mit Fotos und Videoaufnahmen, auf denen Sie abgebildet sind. Wenn der TCC diese in der Mitgliederzeitung, auf unserem Internetauftritt oder als Aushang veröffentlichen will bzw. sie an die Presse weitergegeben werden sollen, ist dafür Ihre ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Dies sieht Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutz-Grundverordnung sowie das so genannte Recht am eigenen Bild (§ 22 des Kunsturheberrechtsgesetzes) so vor. Wobei die persönliche Einverständniserklärung nicht für jeden Einzelfall abgegeben werden muss. Eine pauschale Einwilligung reicht aus. Deshalb finden Sie anbei eine entsprechende Erklärung, die Sie bitte möglichst bald unterschrieben an den TCC-Vorstand zurücksenden. Beachten Sie dabei bitte auch, dass Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen können. 
Alle Funktionsträger des TCC (insbesondere Vorstandsmitglieder) haben nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben Zugang zu den persönlichen Daten der Mitglieder. Sie sind auf den vertraulichen Umgang mit den Daten der Mitglieder verpflichtet worden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des TCC dürfen außerdem nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Personendaten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
 
Nach der Datenschutz-Grundverordnung ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, sofern mindestens 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Diese Voraussetzung ist beim TCC derzeit nicht erfüllt. Auf die Benennung eines Datenschutzbeauftragten wird deshalb zunächst verzichtet. 
Was die Datenschutz-Grundverordnung im Detail für den TCC bedeutet, ist in der „Datenschutzordnung des Tennis-Clubs Cassella e.V.“ beschrieben. Im Wortlaut ist sie hier auf der Internetseite des TCC zu finden.

Mit freundlichen Grüßen

Tennis-Club Cassella e.V.
Jürgen Graf
 

Datenschutzordnung des Tennis-Clubs Cassella e.V.
Präambel
Der Tennis-Club Cassella e.V. (TCC) verarbeitet in mehrfacher Hinsicht personenbezogene Daten. Dies geschieht z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung,
der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und
einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der TCC die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der TCC verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern sowie Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb. Dies geschieht sowohl automatisiert mit EDV-Systemen als auch nicht-automatisiert in Papierform (z.B. Ablage bzw. in Form von ausgedruckten Listen). Darüber hinaus werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Mitgliederzeitung bzw. auf der CCWebsite veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all
diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das
Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Zur Erfüllung des vertraglichen Verhältnisses, das sich auf der Grundlage des genehmigten Aufnahmeantrags ergibt, verarbeitet der TCC personenbezogene Daten seiner Mitglieder nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz- Grundverordnung.
2. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Näheres ergibt sich aus dem „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Tennisbezirk Frankfurt, dem Hessischen Tennisverband und dem Landessportbund Hessen werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese Körperschaften weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und im Internetauftritt des TCC veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Neben den persönlichen Grunddaten (Name, Vorname) zählen hierzu insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnahme an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Spielergebnisse oder Zugehörigkeit zu einer Altersgruppe.
Datenschutzordnung des TCC 2
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videoaufnahmen erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutz-Grundverordnung und gemäß § 22 des Kunsturheberrechtsgesetz (Recht am eigenen Bild) ausschließlich nach erfolgter
Einwilligung der abgebildeten Personen. Zum Nachweis der Einwilligung muss diese schriftlich abgegeben werden. Sie kann jederzeit widerrufen werden.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands,
der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail- Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ersten Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Erste Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14
DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung nach § 16 Abs. 6 der TCC-Satzung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei
zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der TCC einen vereinseigenen E-Mail- Account ein, der ausschließlich im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.
Datenschutzordnung des TCC 3
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail- Accounts verwendet werden, sind die E-Mails als Blindkopien (BCC) zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen
Daten haben (z.B. einzelne Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter Solange nicht mindestens 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, sieht der TCC davon ab, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der TCC unterhält einen zentralen Internetauftritt. Seine Einrichtung und Pflege obliegt dem hiermit beauftragten Mitglied des TCC im Rahmen der Beschlüsse des Vorstands. Änderungen dürfen ausschließlich durch ihn oder ein Vorstandsmitglied
vorgenommen werden.
2. Der Internetbeauftragte ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit dem Online-Auftritt verantwortlich.
3. Sofern Mitgliedergruppen und Mannschaften eigene Internetauftritte einrichten möchten, ist dafür die Genehmigung des Vorstands einzuholen.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des TCC dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, −nutzung oder −weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des TCC am 25.05.2018
beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Internetseite des TCC in Kraft